O gabinete do desembargador Carlos Eduardo Contar, do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, conquistou o primeiro ISO 9001 entre todos os órgãos públicos de MS. A mais importante certificação de Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) no mundo foi concedida após auditoria realizada nos dias 23 e 24 de abril de 2018, pela Quality Management System Certification Services.
A certificação, que teve processo de implantação iniciado em setembro de 2017, é o coroamento de um trabalho sistêmico e eficiente que reduziu substancialmente os processos do gabinete para um acervo mínimo, do qual há controle total.
Segundo o desembargador Carlos Eduardo Contar, o objetivo é aperfeiçoar a gestão de trabalho no gabinete, em conformidade com a missão do Tribunal de Justiça de entregar à sociedade uma prestação jurisdicional efetiva e transparente.
O projeto foi apresentado à administração do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul e o presidente, desembargador Divoncir Schreiner Maran, determinou que fosse dada continuidade.
No ano de 2016, quando apurada a produtividade em atendimento à Meta 1 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o desembargador Carlos Eduardo Contar atingiu o índice de julgamento correspondente a 115,08%, destacando-se em 1º lugar no Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul.
Mantendo o mesmo propósito de eficiência, celeridade e da melhor correção na aplicação do Direito e da Justiça, finalizou o ano de 2017 com a menor carga de processos existentes em seu poder, distinguindo-se, novamente, em 1º lugar dentre os membros da Corte Estadual.
A preparação
Os procedimentos para a certificação foram intensivos e demandaram comprometimento e envolvimento do desembargador Carlos Eduardo Contar e de toda a sua assessoria na implementação de requisitos internacionais de gestão da qualidade. Desde o início do procedimento foi auxiliado pela consultoria APTA Qualidade, que assessorou diretamente o gabinete na padronização dos procedimentos operacionais e no desenvolvimento e implantação dos requisitos exigidos pela Norma ISO 9001.
Na última etapa, o gabinete foi auditado por uma acreditadora internacional, habilitada pela própria Organização (ISO), a QMS Brasil, organismo de certificação de origem australiana, atualmente presente em mais de 33 países.
Foto: Divulgação/TJ-MS
De acordo com a consultora Lídia Marques, o interesse em otimizar os processos internos vem atender, também, ao anseio de todas as partes interessadas nas atividades do Gabinete pois, ao implementar um Sistema de Gestão da Qualidade e promover a sua melhoria contínua, agrega maior qualidade aos processos produtivos, o que reflete diretamente nos indicadores finais de desempenho, promovendo a agilidade, celeridade e controles diferenciados na tramitação de suas atividades, com um padrão de excelência reconhecido mundialmente, por meio do atendimento aos requisitos da Norma ISO 9001.
“Ao tomar a decisão de ter seu Sistema de Gestão da Qualidade desenvolvido, implementado e certificado segundo a Norma ISO 9001, o desembargador Carlos Eduardo Contar buscou o sentido maior da administração pública que é o de atingir os fins do Estado por meio da eficiência operacional das atividades exercidas pelo Gabinete, com ética, responsabilidade e transparência”, destacou a consultora.
Confira entrevista com o desembargador Carlos Eduardo Contar:
Como surgiu a ideia de certificar a gestão do gabinete com o ISO 9001? Qual o objetivo do senhor com a certificação e os benefícios no setor público, no qual, diferente do setor privado, os “clientes” são os jurisdicionados?
Desde que ingressei na magistratura, em 2007, tenho me dedicado a fazer um trabalho que corresponda com a missão do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul, assegurando uma prestação jurisdicional rápida, justa e transparente, aumentando a efetividade e a celeridade nos trâmites judiciais e nesta linha fui buscando eficiência nas rotinas do trabalho administrativo.
Busco cumprir fielmente as metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e inclusive estabeleci minhas próprias metas, muito mais rígidas. Para ilustrar os êxitos alcançados, destaco que em 2016 julguei 115,08% da Meta 1 do CNJ, e em 2017 terminei o ano com o menor acervo entre os desembargadores do TJMS. Mas nem sempre foi assim, quando cheguei no TJMS eu recebi 600 processos e hoje tenho 140, mas já cheguei a ter cerca de 80. Entendo que atingi uma movimentação razoável, da qual tenho controle e venho numa constante diminuição do volume processual. Isso decorre de cobranças superiores, de minhas próprias exigências e de um trabalho contínuo ao longo dos anos para chegar a este momento.
Então me questionei, vendo que o trabalho que desenvolvemos é bom e tem qualidade, por que não o certificar? Eu já tinha ouvido falar que alguns tribunais e até gabinetes, do STF e do STJ, tem certificação ISO 9001, fiz algumas consultas e entendi que seria uma boa prática lançar esse desafio.
Fiz então um pedido ao Presidente do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, desembargador Divoncir Schreiner Maran, que em sua dinâmica e inovadora forma de administrar, a quem muito agradeço pelo apoio, autorizou a continuidade do projeto. Na sequência foi aberta uma licitação para contratação de empresa de consultoria, para fazer o preparo. A Certificação foi realizada pela QMS Brasil e a primeira visita foi realizada no dia 3 de abril, sendo que a certificação se deu efetivamente na auditoria realizada nos dias 23 e 24 de abril de 2018 e tem validade de três anos.
Quanto ao objetivo de se obter a certificação, posso dizer que boas práticas, que têm resultado, sempre podem interferir ou aprimorar o trabalho de outros pares, por isso entendo que seja importante a chancela do selo para demonstrar que o padrão dos procedimentos adotados durante a nossa rotina de trabalho é eficiente e pode servir de modelo para os demais, além, claro, de nos tornar mais exigentes e primorosos com a nossa atividade diária. Afinal alcançar êxito é sempre possível, mas se manter no ápice é um desafio que requer dedicação e aprimoramento constante.
Quais foram as dificuldades encontradas em organizar o gabinete de acordo com as normas determinadas para a certificação pelo ISO? Quais foram as etapas passadas até a auditoria para a certificação?
A empresa que venceu o certame para fazer a consultoria no gabinete teve como objetivo a análise da documentação exigida pela norma e, basicamente, reduzir a termo tudo aquilo que é feito no dia a dia do gabinete. Durante seis meses, a equipe veio até o gabinete duas vezes por semana e fez todo o levantamento necessário.
Como venho de uma constante diminuição do volume processual, de celeridade e produtividade, basicamente o que faltavam eram ajustes finos. Entre outros detalhes, o gabinete conta com mecanismo interno de controle e de acompanhamento de processos e os mesmos nunca param.
Além dos prazos estreitos das determinações do CNJ, tenho minhas próprias conclusões e, com isso, aqui os processos nunca ficam muito tempo. Então adotei métodos de fiscalização e acompanhamento de cada processo, que por enquanto são únicos e demonstram bastante eficácia.
Cada um tem os seus meios, mas o que eu utilizo é um sistema informatizado produzido pelo próprio Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, através da Secretaria de Tecnologia da Informação. Fui atrás, pedi que criassem para mim e assim foi feito.
O que a consultoria fez foi organizar e dar as referências necessárias, averiguar como é o trabalho dos assessores e do administrativo, enfim, como são os setores e como é o organograma. Sugeriu reunir documentos necessários para ficarem acessíveis, entre outras orientações.
Quero destacar também que reunir uma equipe competente é a melhor fórmula para alcançar o sucesso. Toda a gestão, para um bom trabalho no gabinete, passa pela boa vontade, competência e dedicação de cada um dos meus auxiliares. Por isso, agradeço e parabenizo: Emily Santos Teixeira, Fernanda Martins Santana Pereira, Gabriel Ocampos Ricartes, Gustavo Torraca de Oliveira, João Gustavo Tabarelli Batista e Paulo Adaias Carvalho Afonso, sem os quais o sucesso não seria possível.
Curriculum – O desembargador Carlos Eduardo Contar é natural de Campo Grande (MS), formado em Ciências Jurídicas e em Filosofia. Tem Mestrado em Ciências Jurídicas pela Universidade de Coimbra (Portugal). Em 2007, ingressou na magistratura como Desembargador na vaga correspondente ao Ministério Público, preside a 2ª Seção Criminal, é membro vitalício do Órgão Especial do TJMS e atua no Tribunal Regional Eleitoral (TRE-MS).
