TJ cria escritório de processos para modernizar gestão

Metodologia já é utilizada em outros tribunais

O TJ-MS (Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul) quer modernizar a gestão interna, envolvendo procedimentos e funcionários. Agora, o Tribunal vai utilizar a metodologia BPM (Business Process Management), Gerenciamento de Processos de Negócio, em tradução livre. A metodologia cria sistemas e padrões que organizam as ações dentro de entidades ou empresas, possibilitando mais organização, rapidez e até economia. A mudança é simbolizada pela criação do Escritório de Processos, unidade dentro do Tribunal que vai acessorar as equipes do Tribunal.

As mudanças foram anunciadas no Diário da Justiça do dia 23, por meio da Portaria nº 1.070, de 20 de fevereiro de 2017. O TJ-MS explica que a medida “está de acordo com o Plano Estratégico 2015-2020 do PJMS dando efetividade ao objetivo de ser eficiente nas rotinas e trabalhos administrativos”.

O choque de gestão, para simplificar, auxilia intituições e empresas com muitas divisões e funcionários. O responsável pelo Escritório de Processos, conforme a portaria, deverá cumprir o requisito “mínimo” de formação em capacitação básica em gestão por processos”.

Algumas das funções do escritório devem ser “propor a divulgação de ações, iniciativas e resultados através do Portal da Estratégia; gerir o Portfólio de Projetos de Melhoria de Processos de Trabalho; articular a implantação de melhorias nos processos com as áreas competentes; divulgar, permanentemente, o desempenho dos indicadores de processos para o público interno e prestar apoio e assessoramento técnico aos gestores institucionais e às equipes de trabalho de processos”.

A metodologia BPM cria uma espécie de organograma que permite visualizar os procedimentos e fases de todo o trabalho do tribunal. “Diante do aumento da exigência de qualidade nos serviços públicos por parte da sociedade e do foco em melhoria de gestão que o CNJ [Conselho Nacional de Justiça] e órgãos de controle externo como o TCU, as organizações públicas devem buscar sempre avançar mais rápido em direção à excelência”, explica a portaria.

Foi adotada a metodologia BPM (Business Process Management); uma forma de visualizar as operações da organização que ultrapassa a visão ortodoxa das estruturas funcionais, compreendendo todo o trabalho executado para entregar o resultado (produto ou serviço) do processo, independentemente das áreas funcionais envolvidas.

“O Tribunal de Justiça, por intermédio do projeto Redesenho das Rotinas de Trabalho do PJMS, desenvolvido pela Assessoria de Planejamento (ASPLAN) em parceria com a Escola Judicial de MS (Ejud-MS), capacitou servidores de 11 áreas administrativas, no período de julho a dezembro de 2016. O treinamento, realizado pela empresa Brainstorming Assessoria de Planejamento e Informática Ltda, proporcionou conhecimentos em modelagem de processos com o objetivo de melhorar as rotinas de trabalho, alcançando, consequentemente, resultados mais expressivos”, explicou a assessoria do Tribunal.

A metodologia BPM já é utilizada em diversos Tribunais de Justiça e em Instituições como o TCU (Tribunal de Contas da União.